Организация работы в офисе

Сетевой бизнес и постоянная отлаженная работа в офисе — для многих это взаимоисключающие понятия. Действительно, можно ли совместить «холодные контакты», работу на выезде, встречи и презентации с проведением по расписанию школ, семинаров, лекций, ежедневными планерками, постоянными дежурствами в офисе Директоров и Директоров-Президентов? Оказывается, можно!

В Карагандинской организации на сегодняшний день сложилась многогранная, четко структурированная система офисной работы. В этой статье лидеры Карагандинской структуры расскажут вам о формах работы в офисе, которые дают позитивный результат.

Рассказывает Галина Арищенко:

«В мае 2006 года на совете лидеров структуры Татьяна Лагутина предложила мне взять на себя ответственность за проведение школ в офисе по ул. Ерубаева, 34. Я в свою очередь выступила с идеей — на каждом занятии школы рассматривать два вопроса: по бизнесу и продукции. Кроме того, не рассказывать о каждом продукте и его использовании, а наоборот, рассматривать проблему со здоровьем и рекомендовать нашу продукцию для профилактики.

Вот как мы построили эту работу. Менеджер, ответственный за проведение школ, выясняет, какие темы интересуют наших консультантов и гостей, готовит на следующий месяц расписание школ, которое затем утверждается на совете лидеров.

Главные требования к темам: они должны быть актуальными и интересными для слушателей и как можно более конкретно сформулированными.

Вот тематика одного из занятий:

а) Как научиться планировать свою работу.

б) Ослепительная улыбка и красивые волосы с АРГО.

Выступающему отведено 40–45 минут, цель выступления — вызвать желание пользоваться продукцией, посещать занятия и развиваться.

Мы прорабатываем основные тезисы выступления. Например:

• что такое планирование;
• какую пользу приносит планирование (что конкретно человек получает в результате планирования: быстрее выйдет на следующий ранг, больше успеет сделать за день);
• что надо конкретно делать (начать учет времени, приобрести органайзер) и т. д.

В своих выступлениях менеджеры делятся достигнутыми результатами. Важным моментом является эмоциональное состояние выступающих, мы также обращаем внимание на яркость и выразительность речи ораторов. Завершающая фраза — призыв к активной деятельности.

Когда мы готовим выступления, то продумываем средства взаимодействия с аудиторией, проводим викторины, подводим итоги конкурсов, вручаем призы. В начале занятия предлагаем продегустировать продукт и даем о нем информацию. В конце занятия — обязательный промоушен школ на следующую неделю.

Результатом такой целенаправленной работы стал рост количества присутствующих на школах до 35 человек каждый раз и увеличение товарооборота на складе на 30 %».

Потребность в новых формах работы появилась во время подготовки региональной конференции «Фестиваль продукции АРГО», которую карагандинская организация проводила в апреле 2006 года. Во-первых, в оргкомитете было тридцать шесть человек. Во-вторых, организаторы приехали со всего Казахстана, из Воркуты, Екатеринбурга, Ставрополя. Скоординировать их работу было сложно. Именно тогда и родилась идея проводить в Центральном офисе Караганды ежедневные планерки. Каждый день в 10 часов утра организаторы конференции, лидеры структуры собирались, чтобы отчитаться по реализации билетов, решить возникшие вопросы, проанализировать ход подготовки к празднику и спланировать свои действия на предстоящий день. Региональная конференция успешно прошла, гости разъехались, а карагандинцы с удивлением обнаружили, что за время проведения ежедневных планерок у всех, кто на них присутствовал, существенно увеличился товарооборот.

Рассказывает Татьяна Пахомова:

«Вместе со своим новым консультантом Ниной Ивановой в марте 2007 года я принимала участие в подготовке и проведении очередного Дня АРГОнавта, и мы обратили внимание, насколько помогает организовать работу ежедневная планерка. Появляется чувство сплоченности, уверенности в своих силах, ощущение единой команды.

В нашем офисе по ул. Чижевского, 33 были свои проблемы: низкая посещаемость мероприятий, школ, которые мы проводили. Вот тогда я и задумалась: а не перенять ли нам опыт коллег? Так возникло решение изменить и упорядочить нашу работу. С апреля мы тоже проводим планерки в своем офисе, всей командой прописываем общую цель на месяц. Как офис-менеджер я вместе со своим спонсором заранее продумываю вопросы, которые необходимо рассмотреть на следующей планерке, контролирую посещаемость, составляю график дежурств менеджеров в офисе и слежу за его выполнением. Составляю графики школ и мероприятий на месяц, согласовываю их на планерках с директорами.

Планерка, с которой начинается рабочий день, задает ритм, настрой на целый день.

Каждый день мы рассматриваем: что выполнили, что не выполнили, как увеличился товарооборот, достигли ли поставленных целей, сколько заработали, анализируем прошедший день. Ежедневно мы заполняем план-карты: записываем, сколько должно быть сделано звонков, сколько проведено встреч, планируем работу на следующий день. Планирование, в конечном счете, влияет на заработки. Не было бы планерок, не появились бы новые звездочки, не было бы замечательной веточки, которой руководит Нина Николаевна Иванова. Она пришла в АРГО недавно, через три месяца в ее структуре было 12 человек, активность консультантов — 82 %. В мае объем ее структуры превысил 2000 PV, она вышла на уровень Директора, в ее структуре 2 ведущих консультанта и 43 старших консультанта. А самое главное, научившись работать по плану, она учит этому структуру, так что планерка — дело полезное».

Планерка длится, как правило, полчаса. После этого офис-менеджеры работают по своему плану: консультируют по бизнесу и продукции, готовят и проводят школы, составляют план мероприятий на месяц. Кто-то звонит по телефону, кто-то работает с приглашенными, кто-то дежурит на складе и консультирует потребителей, чтобы оператор склада не отвлекался от своих обязанностей.

Рассказывает Евгения Саморай:

«История возникновения дежурства Директоров на складе необычна. В январе 2005 года офис-менеджеры работали по «холодным контактам». Каждому надо было наработать 300 контактов в день. Представьте себе, сорокаградусный мороз, а мы ходим по городу: Татьяна Ермакова, Зульфия Фатхуллина, я… На результате мы особенно не акцентировали внимание, потому что у каждого была своя цель. Мне, например, надо было нарабатывать умение делать одну и ту же работу изо дня в день, развивать «копчик». Но все-таки удивлялись, что народу приходит не так уж много. А оказалось, что все дело в расположении кабинетов в офисе. В приглашениях мы писали адрес и номер комнаты, 205, а склад находится в начале коридора. Оказалось, что многие потенциальные консультанты просто не доходили до нашей комнаты, заходили на склад, оформляли соглашение и покупали продукцию. Вот тогда и родилась идея дежурства на складе. Сейчас все офис-менеджеры регулярно дежурят на складе по графику: с 10 до 14 и с 14 до 18, каждый день кроме воскресенья (по субботам — с 11 до 18).

Режим работы Центрального офиса в Караганде — с 10 до 18 часов ежедневно, кроме понедельника: по понедельникам мы проводим школы для потребителей с 17 до 19. Воскресенье — официальный выходной, хотя очень часто, особенно летом, в воскресенье офис-менеджеры работают на выезде или в парке. Мы активно сотрудничаем с карагандинской общественной организацией «Здоровый образ жизни», совместно с ними проводим мероприятия. Например, 1 июня, в День защиты детей, проводили конкурс рисунка на асфальте, «Веселые старты», подготовили подарки от компании АРГО. Очень часто по воскресеньям мы участвуем в проведении «Дней здоровья» в парке, выходим с продукцией, работаем по «холодным контактам». В этом случае отдыхаем в какой-то другой день».

Каковы же итоги работы менеджеров в офисах Караганды? Разобраться в этом нам поможет таблица. Посмотрите, из 16 человек 10 считают основным методом работу непосредственно в офисе. Из этих 10 человек 5 достигли впечатляющих результатов.

Все 16 человек приняли участие в мероприятиях компании: презентациях, Днях бизнеса, Днях потребителя, но 10 человек работают в офисе каждый день, воспринимая эту работу как важный компонент бизнеса.

Пять человек, выделенных в таблице, не только успешно проходят ступени менеджерской программы, но и с опережением осваивают навыки управления. До окончания программы еще шесть месяцев, а наши передовики уже обладают необходимыми навыками организации Дня потребителя, Дня бизнеса, Дня АРГОнавта, школ и встреч на 200 человек.

Хочется привести несколько примеров. Екатерина Горжаева стала главным режиссером самой крупной имиджевой презентации в городе — Дня АРГОнавта, в котором приняли участие около 600 человек. В своей работе она делает упор на руководителей, о чем свидетельствует процент активности ее структуры: от 39 до 48 %. Сильной стороной менеджера Нины Ивановой является высокая эффективность индивидуальной работы — процент активности в ее структуре составляет от 70 до 86 % и не зависит от количества подписанных консультантов. А вот у Татьяны Третьяченко прослеживается четкая зависимость: чем больше она подписывает людей, тем выше ее результаты. Двенадцать подписанных консультантов в конце апреля позволили увеличить оборот структуры в два раза. Александра Мылтыкбаева и Зульфия Фатхуллина пока что в поиске, потому что сразу несколько методов у них сработали эффективно, и сейчас их задача — определить самый эффективный метод, чтобы взять его за основу.

Выделенные строки означают максимальную эффективность действий, обусловленную высокой активностью работы в офисе и в проведении мероприятий именно этих менеджеров и их консультантов. По итогам работы наилучшие результаты показали Екатерина Горжаева и Нина Иванова, которые компания наградила поездкой на 11-летие компании в Новосибирск на льготных условиях.

Итог работы менеджеров в офисах Караганды

Работа в офисе новая и пока что не очень привычная форма работы для сетевых компаний. Но карагандинцы успели оценить ее преимущества: регулярность и постоянство в работе, единство целей и совместное планирование, контроль за принятыми обязательствами, которые сплотили и дисциплинировали людей, позволили им более рационально распоряжаться своим временем, а в результате достигать больших успехов!

• Работа по телефону | 16:29, 07.03.08
• Как найти 200 часов | 15:39, 07.03.08
• Потребительская корзина или волшебное лукошко? | 14:23, 07.03.08
• Сервис в офисе: тестирование | 14:03, 18.12.07
• Как организовать и провести День АРГОнавта | 13:46, 18.12.07