Как организовать и провести День АРГОнавта

Бухгалтер. Руководитель менеджерского проекта на 2007 г. Автор и инициатор Дней АРГОнавта. Оборот структуры – более 40 000 PV. Структуры в Темиртау, Абае, Усть-Каменогорске, Таразе, Астане.

Все, кто хоть когда-нибудь проводил массовые мероприятия, согласятся со мной, что это очень непросто. Обычно несколько организаторов, сбиваясь с ног, неделями занимаются подготовкой конференции или праздника, в результате проводят его, как правило, на хорошем уровне, но после этого несколько дней отдыхают и восстанавливают силы.

Можно ли организовать работу по-другому, с минимальными издержками? Оказывается, можно!

В апреле прошлого года мы впервые провели региональную конференцию в Караганде по методике Центра Валентина Ковалева. При подготовке этого мероприятия у лидеров структуры, членов оргкомитета было немало сомнений. Обычно мы начинали подготовку к мероприятию за два месяца, сценарий был готов заранее, и все равно организационные вопросы отнимали немало времени и сил. Но по новой методике подготовка и проведение конференции прошли настолько быстро, увлекательно, сплоченно, что Городской лидерский совет Караганды принял решение по этой же схеме подготовить и провести День АРГОнавта.

День АРГОнавта — большая презентация компании, продукции и бизнеса, которую мы проводим раз в три месяца. Организаторы мероприятия — топ-лидеры компании и новый менеджерский состав (около 30 человек). Количество приглашенных — не менее 600 человек.

Мероприятие очень серьезное: мы создаем имидж компании, это крупная рекламная акция, пропаганда организации бизнеса с АРГО, презентация продукции компании, привлечение новых потребителей и консультантов в наши ряды. Подготовить и провести такое мероприятие очень непросто, а тем более за несколько недель.

Поэтому мы действуем по отработанной схеме.

1. Подготовка начинается ровно за месяц. Утверждается дата проведения мероприятия. На Городском совете лидеры рекомендуют своих консультантов, затем составляется список желающих принять участие в проведении праздника. Задача организаторов — создание успешной, сплоченной команды, от этого зависит успех всего мероприятия. Мы стараемся сформировать команду организаторов таким образом, чтобы в нее попали и опытные менеджеры, и новички, которым еще предстоит нарабатывать навыки проведения массовых мероприятий. На собственном опыте мы убедились, что наилучший вариант, когда в команде примерно 30 человек. Если людей меньше, им труднее справиться с объемом работы, а если команда чересчур большая — сложнее координировать ее работу, возникает ненужная суета и дублирование.

2. Одним из самых важных моментов является определение цели мероприятия и личной цели каждого участника.

План работы с производителями на весь год составляется Городским советом задолго до наступления нового года, поэтому в процессе подготовки организаторы уже знают, кто из гостей будет на нашем празднике. Организаторы решают, где и когда будет проходить мероприятие, арендуют помещение, готовят к выступлению лидеров. Это совместная работа, где учитываются мнения всех. Решения принимаются только единогласно. В течение месяца принимаются все идеи по проведению мероприятия, а сам сценарий обсуждается и составляется позже на тренинге, во время которого участники изучают формы проведения и энергетику мероприятий.

3. В течение месяца каждый день проводятся планерки, где оргкомитет обсуждает вопросы, связанные с оформлением и стоимостью билетов, с арендой помещения, составлением сметы, реализацией билетов — это самый трудный вопрос для начинающих лидеров. Уже в первые дни подготовки определяется лидер мероприятия — человек, который берет на себя ответственность за наполняемость зала. Несмотря на то что билеты распределяются между членами организационной команды поровну, лидер в процессе подготовки получает уникальный опыт мотивации консультантов из разных структур.

4. За несколько дней до мероприятия проходит трехдневный тренинг с командой организаторов. Его проводит или бизнес-тренер, или опытный менеджер, обладающий навыками проведения массовых мероприятий. На тренинге мы прописываем цели этапов проведения Дня АРГОнавта, вычерчиваем график подъема энергетики зала от стартового до финального блока, проговариваем ограничения, которые существуют для проведения каждого мероприятия, то есть готовим развернутый план мероприятия.

Во второй день тренинга составляем список выступающих (производителей, лидеров), включаем все необходимые моменты праздника (награждение лучших, поздравление новичков). В конце дня распределяем роли: режиссеры, ведущие, контролеры, оформители, «подарочный» человек и т. д., всего 15 ролей. При распределении ролей учитывается только один фактор — желание самого человека. Ни возраст, ни образование, ни рейтинги, ни дикция — только желание! Потому что если человек хочет, то он может совершить невозможное. Количество выполняющих одну роль неограниченно. Все роли являются главными и очень ответственными. От работы каждого зависит успех всего мероприятия.

Следующий день — написание готового сценария и его защита. Готовим промоушен для всех выступающих, для каждого выступления прописываем время и цель, подбираем связки между блоками.

5. Как работают члены команды во время праздника?

Встреча гостей в холле происходит под музыкальное сопровождение Клуба Долгожителей и угощение вкуснейшими огромными караваями, которые организаторы заказывают заранее. В холле работает самое большое количество организаторов: все с бейджами и хорошим настроением. Руководит этой работой организатор порядка.

Помощник режиссера заранее оповещает, кто и когда должен подниматься на сцену. Ведущие, имея на руках утвержденный сценарий, готовят тексты выступлений и контролируют очередность выхода участников на сцену.

(Более подробно о самой методике можно прочитать в книге Валентина Ковалева «Искусство мотивации»).

Дни АРГОнавта очень результативны. Главное, увеличивается количество лидеров, получивших уверенность в себе от проделанной совместно и лично каждым работы. Улучшаются взаимоотношения между лидерами разных структур. Прекрасные навыки реализации билетов в собственных структурах и полученные результаты позволяют консультантам после праздника работать на полученном энтузиазме. А хорошая организация отдыха после проведения мероприятия совместно с семьями участников тренинга вдохновляет и сплачивает семейные пары и структуры.

Говорят участники мероприятия:

Татьяна Ермакова: «Проведение Дня АРГОнавта, как всегда, принесло нам прибыль, часть которой было решено использовать на двухдневный отдых в санатории «Березняки». За это время мы получили заряд энергии, которого хватило надолго. Большое впечатление произвел телефонный звонок Игоря и Елены Стиплиных (в самый разгар веселья) с поздравлениями со старым Новым годом и пожеланиями новых вершин в АРГО. Ведь нет ничего приятней того, что о тебе помнят, что ты нужен...»

Дамагуль Ядгарова: «В компании АРГО мне нравится слаженная коллективная работа, взаимопомощь, внимание к окружающим. Примером результативности этого является проведение Дня АРГОнавта (на котором я была одной из ведущих) и последующий двухдневный отдых в санатории «Березняки». Культурная программа была настолько насыщена сюрпризами, экспромтами, что скучать не приходилось — все с огромным удовольствием участвовали в играх, шарадах, конкурсах. Кульминацией отдыха стал День рождения Антонины Янцен и Галочки Арищенко, запомнилось яркое, с юмором, поздравление Нины Кашубиной. Особая заслуга в прекрасно проведенных днях отдыха принадлежит Елене Гасс и Евгении Саморай, которые без устали находили все новые развлечения, и никому ни на секунду не стало скучно или одиноко. Несмотря на то что в нашей кампании люди были разных возрастов, всех нас объединяла любовь к АРГО и доверие друг к другу, которому мы научились на подготовке ко Дню АРГОнавта».

Елена Гасс: «Проведя День АРГОнавта, мы получили такой заряд энергии, что ее хватило и на организацию отдыха в «Березняках». Сколько было юмора, веселья! Участие в играх и конкурсах заставило всех забыть о возрасте! Мы с Женей Саморай придумали новогодние костюмы всем участникам — понятно, что на природу никто бальные платья и фраки брать не собирался, а так хотелось, чтобы все были красивыми! Мужчинам мы завязали красные «бабочки», а женщинам — красные бантики. Всем очень понравилось!»

…По наработанной схеме мы провели в Караганде уже немало мероприятий, но мне запомнился июнь 2006 года, самый первый День АРГОнавта, проведенный командой организаторов по новой методике: полный зал гостей и консультантов, представители производителей продукции — 600 человек, объединенных общей целью, общими заботами и мечтами.

А после, уже на улице, возле театра имени Станиславского, где состоялся праздник, все взялись за руки, соединившись в один большой круг, и под руководством Елены Стиплиной запустили в небо корабль желаний — символ надежды и уверенности в успехе и процветании, исполнения любых желаний и достижения целей вместе с компанией АРГО. Запускали этот корабль наши дети — Анастасия Лагутина и Антон Стиплин и, казалось, что в этот миг весь город присоединился к нам в едином порыве: «Пусть сбываются наши мечты!»

• Работа по телефону | 16:29, 07.03.08
• Как найти 200 часов | 15:39, 07.03.08
• Потребительская корзина или волшебное лукошко? | 14:23, 07.03.08
• Сервис в офисе: тестирование | 14:03, 18.12.07
• Внимание: на старт! | 13:31, 18.12.07